İletişim Araçları Nelerdir? Sözlü ve Yazılı İletişim Araçları

İletişim Araçları Nelerdir? Sözlü ve Yazılı İletişim Araçları

İletişim Araçları Nelerdir?

Bu yazımızda iletişim türlerinden olan yazılı ve sözlü iletişim araçları hakkında bilgi vereceğiz.
 

Sözlü İletişim Araçları

Bu tür araçlar, iletişimin daha hızlı ve daha etken bir şekilde gerçekleşmesine katkı sağlar. Yani iletişimin amaca daha kolay ulaşmasına vesile olur. Sözlü iletişim araçlarından bazıları şunlardır:

  • Forum
  • Açık Oturum
  • Münazara
  • Seminer
  • Sempozyum
  • Panel
  • Röportaj
  • Mülakat
  • Tartışma
  • Konferans

Bu araçlardan en yaygın olanı ya da en çok kullanılanı konferans-seminer ile görüşme ve toplantılardır.

Konferans ve Seminerler
Bunlardan konferans herhangi bir konu hakkında dinleyicilere bilgi vermek ve onları aydınlatmak amacıyla gerçekleştirilen sözlü bilgi aktarma araçlarıdır. Konferans önceden yazılı olarak ve bir plan dahilinde hazırlanan, ancak genelde sözlü olarak sunulan bilgi aktarma biçimidir. En önemli eksikliği, konuşmacı ile dinleyiciler arasında yeterince diyaloğa yer verilmemesidir. Bu yüzden konunun dinleyiciler tarafından ne ölçüde anlaşıldığı bilinemez. Ancak konferans sonrası dinleyiciye soru sorma fırsatı verilerek bu eksiklik kısmen de olsa giderilebilir. Öte yandan konuşmacı; sade ve akıcı bir üslup kullanarak, beden dilini devreye sokarak ve örneklerle konuşmayı destekleyerek konuşmasını daha anlaşılır ve cazip hale dönüştürebilir.

Seminerlere gelince bunlar daha uzun süreli ve çoğu zaman eğitim amacına dönük faaliyetler şeklinde gerçekleştirilir. Bu tür faaliyetlerle mesleki, teknik, sosyal ve davranışsal anlamda geliştirme amaçlanır. Bu tür faaliyetlerin dinleyicilerin sık sık sorular sormalarına imkan verilerek çift yönlü iletişim biçimine dönüştürülmesi ve amaca uygun hale getirilmesi mümkündür.

Her iki iletişim aracının da en önemli eksikliği tek yönlü işleyen faaliyet olmalarıdır. Karşılıklı iletişime yer vermedikleri gerekçesiyle bu iki iletişim aracı eleştirilmektedir.
 
Görüşme ve Toplantılar
Sözlü iletişim araçları içinde en yaygın ve etkili olarak kullanılan araçlar görüşme ve toplantılardır. Görüşme, en az iki kişi arasında karşılıklı olarak konuşma, soru sorma veya diyalog kurma şeklinde tanımlanabilir. Toplantılar ise görüşmenin daha geniş katılımlı modelidir. Toplantı modeli kullanılarak, işbirliği ve anlayış ortamı oluşturulup sorunlara ortak çözüm yolları araştırmak için çeşitli konularda birliktelikler getirilebilir. Toplantıların etkinliğini arttırmak için tartışma bölümlerine de yer verilmelidir. Toplantının verimliliğini arttırmanın bir başka yolu da toplantı gündemi hakkında katılımcıların önceden bilgilendirilmesidir. Hatta katılımcılara toplantı gündemi ile birlikte toplantı konularının tartışılmasında kullanabileceği veri ve bilgilerin de sağlanması yararlı olabilir.
Toplantılar bazen zaman kaybına neden olan araçlar olarak görülebilirler. Ancak, planlı, bilinçli ve tartışmaya yer veren biçimde düzenlenecek toplantılar; işletmelerde demokratik ortamın oluşturulmasına, çalışanların eğitilmesine zemin oluşturulması, ve katılımcıların davranışlarını olumlu anlamda değiştirmesi ve onların moral motivasyon düzeylerini geliştirmesi gibi nedenlerden dolayı organizasyonlara önemli katkılar sağlayabilirler.
 

Yazılı İletişim Araçları

Sağlanan iletişim kalıcı olması amacıyla başvurulan iletişim yöntemidir. Bu iletişim türünde kullanılan araçlardan bazıları şunlardır:

  • Resmi Yazılar
  • İş Mektupları
  • Dilekçeler
  • Afişler
  • E-postalar
  • Dergiler
  • Formlar
  • Bültenler
  • Gazeteler
  • Broşürler
  • Afişler
  • Yazılı Raporlar
  • El ilanları
  • İlan Tahtaları
  • Kitaplar

Bu araçlardan bazıları hakkında detaylı bilgi verelim:
 
Resmi Yazılar
Yazılı iletişim araçlarından resmi yazı; işletmelerde çalışan kişilerin hem de farklı departmanların işletme amacı doğrultusunda davranmalarının sağlanması ve bununla ilgili emir ve talimatların aktarılması noktasında önemli bir iletişim aracıdır. resmi yazışmalar hiyerarşik düzen mantığına uygun olarak ve statü gözetilerek yazılan yazılardır. Genellikle, üst makamlara yazılırken “arz”, eşit makamlar arasında “arz ve rica” ya da “saygılarımla rica ederim”, alt makamlara yazılırken “rica ederim” şablonuna ve üslubuna uygun bir şekilde hareket edilir. Resmi yazı keyfiliği ortadan kaldırdığı ve sonuçta bir yaptırımı çağrıştırdığı için etkili bir iletişim aracı olarak düşünülebilir.
 
İş Mektupları
İş mektupları resmi ve özel kuruluşlar arasında ya da kurumlarla kişiler arasında iletişimi sağlamak amacıyla gönderilen mektuplardır. Dilekçeler, resmi ve özel kuruluşlara yazılan mektuplar, ticari mektuplar, telgraf ve ilanlar bu tür ilanlar içerisinde değerlendirilebilirler. Bu iletişim araçlarında bir takım istekler, şikayetler ya da iş teklifleri karşı tarafa aktarılır. Bunlar belli oranda resmiyet içeren mektuplardır. Bu yüzden belli formatlara uygun bir şekilde yazılmalarında yarar vardır. Örneğin, mektup başlığı, telefon, tarih, alıcının adı, görevi ve adresi gibi.
 
Dilekçeler
Dilekçeler adından da anlaşılacağı üzere bir isteğin karşı tarafa iletilmesini sağlayan resmi formatlı iletişim araçlarıdır. Yazışma kurallarına uygun bir şekilde yazının başında hitap edilen kurumun adı ve adresi yer alır. Dilek ve şikayetleri içeren metin “arz ederim” ifadesi ile son bulurken, sağ alt köşeye dilekçe sahibinin adı-soyadı ve varsa ünvanı yazılır ve imza atılır. Tarih yazının bitiminde yazılır. Sol alt köşeye uygun bir aralıkla adres ve varsa telefon numarası yazılır.
 
Broşür ve El Kitapları
Broşürler az sayfalı, genellikle dergi formatına uygun olarak hazırlanmış bilgi içeren yayınlardır. Daha çok 8 ile 16 sayfa arasında basılır ve bilgileri destekleyen resimlere yer verilir. Yazı, tablo ve resim dengesinin iyi kurulması gerekir. Aksi taktirde fazla yazılı, ya da hep resimlerden oluşan bir broşür amaca hizmet etmeyebilir. Broşürlerin renkli olması, sayfalarının sunulan konu bakımından belli bir sıraya tabi olması, anlaşılır olması ve dikkat dağıtmaması önemlidir. El kitapları ise broşürlere göre daha çok sayfalı resimden çok yazıya ağırlık veren iletişim aracıdır. Bunlar genellikle bazı konuların anlatılması ve açıklanması amacıyla hazırlanmışlardır. Her an el altında bulundurulabilme özelliğine sahip oldukları için kullanışlı bir iletişim aracı olarak kabul edilebilirler.
 
Afiş, İlan Tahtası ve Bültenler
Afişler, slogan, çizgi ve resimlerle bazı faaliyetleri izleyiciye anlatmaya çalışan ve onları belli konular hakkında daha hassas hale getirmek isteyen özlü çalışmalardır. Görselliği ağır basan bu çalışmaların çalışanları yönlendirmede etkili araçlardan biri olduğu düşünülmektedir. İlah tahtası daha çok duyuru amaçlı olarak kullanılan sabit iletişim araçlarıdır. Bültenler ise periyodik olarak hazırlanan ve tanıtım amaçlı kullanılan az sayfalı dergi biçimindeki çalışmalardır.
 
Yazılı Raporlar
Yöneticiler, çalışanlarına ya da danışmanlarına belirli konularda çalışma ve araştırma yapma ve elde edilen sonuçları yazılı bir rapor halinde getirme isteğinde bulunabilirler. Raporun amaca hizmet etmesi için gereksiz detaylardan arınmış olması gerekir. Ayrıca bir raporda şu öğelerin de bulunmasına dikkat edilmelidir; Kapak, başlık, önsöz ya da giriş, içindekiler tablosu, özet ve sunuş metni.
 
Formlar
Formlar değişik konularda bilgi edinmek amacıyla belli şablonlara göre düzenlenen sistematik bilgi aktarma belgeleridir. Formlar bilgi iletmede sürekli tekrarlanan işleri kolaylaştırmak amacıyla düzenlenirler. Bu yüzden formları; bir takım bilgiler, toplamak, kaydetmek, gruplandırmak ve transfer etmek amacıyla hazırlanan, üzerinde soruların ve bunların cevaplandırılması ile ilgili bazı kayıt, değerlendirme ya da işlemlerin yapılabilmesi için boşlukların bırakıldığı yazılı belgeler olarak tanımlamak mümkündür.
 
» Sözlü İletişim Nedir?
» Yazılı İletişim Nedir?
» İletişim Nedir?
» İletişim Öğeleri

Bu İçeriğe Emoji İle Tepki Ver

0
0
2
0
0
5

Yorum Yap

Yorumlar 0

YKS 2021'e Evden Hazırlanın! 7/24 Online EğitimHemen İncele
+